Fondatrice & Dirigeante
Votre office manager
Spécialité : accompagnement des organismes de formation
À Propos de Pro Assistante
Pro Assistante fête ses 10 ans en 2018 !
Installée sur le plateau de Caluire, Pro Assistante s’adresse aux TPE, PME, artisans, professions libérales et associations qui gèrent en plus de leur cœur de métier, l’administration et les petites opérations de communication.
Ces tâches encombrent le planning d’activité ou empiètent sur le temps de loisirs mais ne génèrent pas un volume horaire mensuel suffisant pour une création de poste. Pro Assistante s’adapte à vos besoins et prend en main les missions que l’entrepreneur souhaite déléguer, sur site ou à distance. Sans charges de personnel supplémentaires, à fréquence régulière ou de manière ponctuelle, Pro Assistante est une solution d’actualité.
DIMENSIONNEMENT & AGILITÉ
▪ Une activité fondée sur des valeurs de relations humaines, de confidentialité, de recherche de qualité, de disponibilité.
▪ Des prestations développées pour répondre aux besoins des chefs d’entreprise, TPE, PME et libéraux.
▪ Une spécialité : la gestion administrative.
▪ Une innovation dans le domaine du télésecrétariat ou secrétariat à distance.
▪ Une flexibilité géographique : des prestations réalisées sur site ou à distance.
Les points forts : Votre office manager de confiance
▪ Libérer votre agenda des tâches administratives non maîtrisées et chronophages.
▪ Se concentrer sur votre cœur de métier.
▪ Donner la priorité au recrutement de collaborateurs opérationnels.
▪ Adapter le volume des prestations en suivant l’évolution de l’entreprise.
▪ Éviter l’erreur de casting ou le sur-dimensionnement du poste.
0
ans !
0
Notes de frais traitées
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Factures éditées
0
Thés partagés
Équipe
Nos compétences au service de vos besoins
Votre office manager
Spécialité : bilingue anglais et
opérations commerciales
Retrouvez votre organisme de formation Côté Compétences
De la naissance du projet à son écriture, puis sa réalisation
▪ Des rencontres signifiantes avec des créateurs d’entreprise et des organismes d’accompagnement à la création.
▪ L’envie d’accompagner et d’être utile au développement et à la pérennité des entreprises.
▪ La prise en compte d’un besoin profond d’indépendance et la volonté de le voir se concrétiser.
▪ La nécessité d’évoluer en répondant à des valeurs humaines pour agir en confiance dans la bienveillance.
Le rayonnement, la diffusion, les réseaux
Prestations
Un suivi régulier ou une intervention ponctuelle
Gestion administrative
Audit organisationnel & Conseil
Accompagnement des organismes de formation professionnelle
- Gestion des clients, fournisseurs, organismes sociaux, RH et Social salariés et PL, relations avec l’expert-comptable, vie du bureau, services généraux
- Gestion et marketing des formations professionnelles (et dépôt de dossier Data Dock !)
- Harmonisation des supports
Gestion administrative
La gestion administrative de votre entreprise ou de votre activité libérale est une clé essentielle à votre pérennité.
Pro Assistante vous offre la souplesse et la réactivité dont vous avez besoin pour libérer votre agenda des contraintes administratives et alléger votre to-do list, vous permettant de vous concentrer sur le développement de votre cœur de métier.
En collaboration directe avec le dirigeant, votre office manager dédiée prend en charge l’ensemble de votre administration ou intervient sur les tâches spécifiques que vous souhaitez déléguer.
Nos prestations :
▪ Gestion commerciale clients / fournisseurs : Création de vos documents commerciaux, Édition des factures clients, Relances, Suivi des contrats, Gestion des fichiers, Suivi des fournisseurs, règlements, suivi des contrats, recherche de partenaires, Suivi des tableaux de bord, Mise en conformité RGPD (gouvernance de la protection des données).
▪ RH et Social : Éléments de salaires, suivi titres déjeuner Suivi des congés et absences, Forfaits jours, Plan de formation, Conventions collectives, stagiaires, Entretiens professionnels, Notes de frais Affichages réglementaires, DUER Relation avec les organismes sociaux PL.
▪ Relations avec votre cabinet comptable : Suivi des éléments de TVA et des charges fiscales.
▪ Services généraux : Rédaction de procédures, Suivi des assurances et des prestataires, Organisation d’événements, Logistique et Accueil, Vie de l’entreprise : Plannings, Déplacements, Fournitures, Archivage.
▪ Back office : Rédaction de courriers et comptes rendus, Préparation de dossiers, Réalisation de présentations, Relectures et Mises en page.
▪ Accompagnement à l’utilisation des logiciels bureautiques pour maîtrise des outils en place.
▪ Accompagnement à la gestion de l’accueil.
▪ Harmonisation des supports.
- Diagnostic de l’organisation administrative
- Optimisation et/ou mise en place de procédures et tableaux de bord
Audit organisationnel & Conseil
Les enjeux du diagnostic de votre organisation administrative se mesurent en gain d’efficacité et de temps, en facilitation de partage de l’information et des moyens, en visibilité des éléments de prise de décision.
Selon l’organisation interne existante, Pro Assistante fixe les objectifs de son intervention avec le chef d’entreprise et son équipe administrative. L’intégration du collaborateur interne au processus est primordiale pour le bon déroulement de la mission et l’intégration des préconisations.
Dans le cas du chef d’entreprise isolé et du professionnel libéral, l’objectif est tout autant primordial et vise la mise en place d’outils et de procédures pour faciliter la gestion quotidienne de l’activité et la performance.
Nous proposons une investigation portant sur :
▪ Le champ de l’organisation existante ou à mettre en place.
▪ Le volume et l’identification des tâches.
▪ L’échange de l’information et la répartition.
▪ Les procédures et la hiérarchisation du traitement des données.
▪ La planification.
▪ Les outils existants.
▪ Les compétences internes et leur répartition.
▪ Les pratiques de formation.
▪ Les éléments issus du traitement administratifs, attendus par le chef d’entreprise.
La synthèse et les recommandations issues de l’audit
La liste des points d’observation et l’analyse de fonctionnement sont accompagnées des conditions de faisabilité.
▪ Identification des attentes
▪ Vision globale de l’organisation et ressources disponibles. (Positionnement du collaborateur et du chef d’entreprise).
▪ Mise en évidence des atouts en place et des points à améliorer.
▪ Proposition de solutions pour une production efficace des attendus. (Priorité à l’optimisation de l’existant).
▪ Accompagnement à la mobilisation, l’appropriation et l’intégration des actions à mettre en place.
Accompagnement des organismes de formation professionnelle
Votre organisme de formation est soumis aux évolutions réglementaires qui se sont intensifiées depuis 2017.
Pro Assistante vous conseille et vous accompagne à chaque étape pour la mise en conformité de votre organisation et la satisfaction de vos stagiaires.
Nos prestations :
▪ Dépôt de demande de numéro de formateur auprès des services de la DIRECCTE.
▪ Enregistrement du dossier Data Dock.
▪ Marketing des formations : Programmes, e-mailing, évaluation de la satisfaction client, évaluation interne.
▪ Suivi des inscriptions.
▪ Administratif des formations : Livret d’accueil, Règlement intérieur, Conventions de stages, émargement, dossiers OPCA.
▪ Mise en conformité RGPD (Règlement sur la Gouvernance de la Protection des Données).
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Références
Pro Assistante a accompagné plus de 30 entreprises
Alexandre Naoum & Caroline Bourgeois-Riou
" Frédérique et d'une façon générale, le service proposé par Pro Assistante, nous apportent entière satisfaction. Depuis 5 ans que nous faisons appel aux services de Pro Assistante, nous avons toujours pu compter sur un grand sens des responsabilités, un véritable professionnalisme et une fiabilité exemplaires. Assez rapidement, nous avons compris notre intérêt à confier des tâches qui n'étaient pas dans notre cœur de métier pour gagner en productivité. Aujourd'hui, le niveau de confiance atteint est tel que nous confions à Frédérique des tâches sensibles et complexes comme le suivi des contrats d'embauche, les achats, les contrats liés à la propriété intellectuelle ou encore le suivi commercial. "
Julie-Capucine Roussille
" Grâce au soutien de Frédérique Bernard-Sablière, nous avons pu réorganiser nos process avec efficacité. Au quotidien, c’est l’assurance d’un travail bien fait. Frédérique sait avec justesse être force de proposition ou s’adapter à nos directives s’il le faut. Elle a su intégrer l’équipe avec une grande capacité d’adaptation. Compétences, qualités personnelles et professionnalisme, tout y est. Un grand merci ! "
Antoine Baron
" Jeune société de conseil et de coaching, nous avons eu la joie de bénéficier des services de la société Pro Assistante pendant plus d’un an. Le service a été d’une très grande valeur ajoutée pour nous : une flexibilité appréciable, un coût adapté, et la grande polyvalence de compétences de Frédérique nous ont permis de bâtir en moins d’un an les fondations administratives et financières de notre entreprise. Autant de temps économisé que nous avons pu consacrer au développement de l’activité. Et que dire de la gentillesse de Frédérique ! Ah Frédérique, nous te regrettons ! "
Julie Barbaras
" Nous renouvelons notre confiance à Pro Assistante depuis plus de 9 ans et sommes ravis de notre collaboration. Sur la base d’interventions hebdomadaires, Pro Assistante assure la totalité de notre suivi administratif, en lien avec notre cabinet d’expertise comptable : facturation et relances clients, règlement et suivi des fournisseurs, coordination de la paye des salariés, gestion des congés, des formations et de nombreuses autres tâches du quotidien. Depuis toutes ces années, nous avons instauré une réelle relation de confiance qui nous permet de déléguer toutes ces missions en toute sérénité, et de gagner ainsi en temps et en efficacité. Pro Assistante fait partie à part entière de l’entreprise ! "
Emilie Rosalès-Palayer
" Délicatesse et efficacité sont les maîtres mots du travail réalisé par Frédérique. Sa patience mais aussi sa réactivité donnent à mon quotidien professionnel la sérénité si rare au monde des indépendants. Merci Frédérique de veiller avec tant de bienveillance sur les missions que nous partageons. "
Bridget Karm
" Je m’appelle Bridget et je suis coach en anglais des affaires. J’ai rencontré Frédérique il y a 2 ans lors d’une soirée réseau chez Business woman. La première chose qui m’a frappé chez elle c’est qu’elle rayonnait ! J’ai eu par la suite l’opportunité de faire appel à ses services pour m’assister dans mes démarches administratives pour obtenir mon numéro d’agrément d’organisme de formation. J’ai tout de suite remarqué son dynamisme, positivisme et professionnalisme, sa rigueur et douceur, son exigence, sa persévérance et son élégance dans ses explications. J’ai été rassurée par son efficacité et sa réactivité. De plus, elle n’est jamais avare de conseils tous éclairés et fourmille de mille et une idées. Enfin, grâce à son sens de l’organisation et à son implication, je sais mieux ordonner mes dossiers et ai gagné un temps précieux. Sa souplesse et sa largesse (c’est une personne qui ne compte pas son temps) n’ont pas de prix. Outre ses qualités professionnelles, c’est une personne très attachante, rayonnante et élégante. "
▪ Amalthea, agence de relations médias et d’influence.
▪ ANJ Parqueteur, artisan.
▪ Anymobilité, mobilité professionnelle.
▪ Aquakart, loueur de pédalos et bateaux électriques.
▪ Atelier Sylvie Maurice, formation en gravure d’art.
▪ Atlantis Consulting, coaching et accompagnement des organisations.
▪ AVD, Aménagement de Véhicules utilitaires.
▪ BG Consulting, gestion de patrimoine.
▪ Bourgeois, créateur et constructeur de fours professionnels.
▪ Bourgogne Agency, agence de communication institutionnelle.
▪ Clarange, les plus confortables des cotons lavables !
▪ CohéSens, coaching et management de crise.
▪ Concept Image, communication digitale.
▪ Didier Vialy, architecte DPLG.
▪ Elisa Boillot, ostéopathe et formateur.
▪ Fabienne Swialty, auteur.
▪ FEDE, Fédération Européenne des Ecoles.
▪ Full Option, communication d’entreprises.
▪ K’Training by Bridget, cours d’anglais en mouvement.
▪ La Française de Construction, maçonnerie et rénovation.
▪ Laurence Papoutchian, photographe.
▪ Le Joli Mois, formation professionnelle.
▪ Le Monde de Manuela, salon d’esthétique.
▪ Les stations de Courchevel et La Plagne.
▪ Miloud Hazam, indépendant.
▪ Nadine Baëz, auteur, interprète.
▪ Nouvelles Normes, conseil en conformité & contrôle interne.
▪ OPEM Relocation, mobilité professionnelle.
▪ Osalys, accompagnement des fast growing companies.
▪ Praisance & Équilibre, accompagnement dans le changement et Hypnothérapie.
▪ Regards Psy, bilans & accompagnements psychologiques et neuropsychologiques – centre de formation.
▪ Serensys, coaching et accompagnement.
▪ Sylvie Maurice, sculptrice, plasticienne, formatrice en gravure.
▪ Taco-Taco, restauration rapide.
▪ Teclis, instruments et laboratoire.
▪ Tertialys, conseil et expertise en restauration & services.
▪ Ushop, vente en ligne.
▪ Valentinstudio, visualisation 3D haut standing immobilier.
▪ Weenov Performance, conseil et accompagnement à l’innovation.
▪ Ycorp, agence digitale marque et image.
▪ Zebra Capital, marchand de biens.
▪ Zelup, nouvelle technologie de nettoyage.
Actus
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Coordonnées directes
▪ Email : contact[@]proassistante.com
▪ Téléphone : 06 31 49 20 81
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